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Delegieren   

Definition

Delegieren heisst: eine Aufgabe nicht selber durchführen, sondern durch eine andere Person ausführen lassen oder die Aufgabe an den Auftraggeber zurückgeben.

Besonderheiten

Mit der Aufgabe soll auch die Verantwortung dafür delegiert werden. Bei hierarchischem «vertikalem» Delegieren bleibt beim Auftraggeber eine Gesamtverantwortung, d. h. seine Evaluation des Auftrages ist notwendig.

Grundlagen für das Delegieren

  • Vertrauen – gegenseitig
  • Klarheit – besonders Zielsetzung, Handlungsspielraum transparent machen
  • Kommunikation – Wichtige Informationen müssen ankommen und verstanden werden.
  • Feedback – samt guter Fehler- und Kritikkultur sowie unterstützende Kontrolle

Delegationsförderer

  • Delegieren erweist sich als Ausdruck von Souveränität.
  • Delegieren bringt dem Delegierenden Wertschätzung ein.
  • Delegierte Aufgaben motivieren aufgrund übertragener Verantwortung.
  • Wenn bestimmte Aufgaben auf mehrere verteilt werden, steigt meist die Qualität.
  • Bei guter Delegation können mehrere Projekte realisiert werden.
  • Delegieren gibt Zeit für Wichtiges frei; optimales Zeitmanagement.
  • Aufgaben können besser dem Leistungspotential der Mitarbeiter angepasst werden.
  • Vermittlungsprozesse beim Delegieren lohnen sich langfristig – nachhaltige Lernerfahrungen

Delegationsbremsen

  • «Delegieren ist vor allem Führungsaufgabe» –
    Nein: Es kann auch an Teamkollegen delegiert werden, nicht qua Anweisung, sondern qua begründetem Wunsch (Kompetenz, Zuständigkeit, keine Zeit) oder aufgrund des Pflichtenheftes = «horizontales Delegieren». Ebenso kann eine Aufgabe begründet an den Auftraggeber zurückgegeben werden.
    Ja: Es gehört nämlich zu den Kern-Aufgaben eines Vorgesetzten.
  • Unklarheiten bei Zuständigkeit, Führung, Auftrag, Zielsetzung
  • Kompetenzen werden nicht mitdelegiert.
  • Vorbehalte: der Andere macht / kann es nicht so gut wie ich; «selbstherrlicher Perfektionismus» droht hier
  • Das Delegieren / Erklären dauert länger, als wenn ich es selber mache.

Was ist delegierbar?

Grundsätzlich immer mehr als man denkt. Z. B. bei horizontales Delegieren an Kollegen.
Besonders delegierbar sind:

  • Routineaufgaben
  • Einfache Einmalaufgaben – ohne viel Abstimmungsbedarf
  • Teilaufgaben in einem komplexen Thema (Zubringerdienste, Recherchen, Ausführungen …)
  • Spezialaufgaben, wo ein Mitarbeiter kompetenter ist als ich
  • Gut vorbereitete Aufgaben – Checkliste
  • Kurzfristige Stellvertretungen, wo Improvisieren, fehlende Perfektion nicht dramatisch ist.

Delegationsstrategie

  • Vorgängige Planung ist wichtig: Wochen-, Monatsplan
  • Überblick und Qualifizierung der Aufgaben / Projekte
  • Kenntnis der Kompetenzen der Mitarbeiter – Funktionendiagramm klärt: Wer entscheidet? Wer ordnet an? Wer führt aus? Wer kontrolliert?
  • Nicht beim Team stehen bleiben: an Externe delegieren oder mit anderen kooperieren

© 2009–2018, Kirchliche Stelle für Gemeindeberatung und Supervision, 17.11.2018